Menentukan stok frozen food tidak harus menggunakan rumus persediaan yang rumit. Cara praktisnya adalah melihat rata-rata penjualan harian setiap produk, memperhitungkan waktu pengiriman dari pemasok, lalu menambahkan buffer stok. Dengan pengiriman Ponca Food 0-1 hari kerja setelah pesanan diterima, agen dapat mengatur waktu order ulang dengan lebih fleksibel.
Kenapa Salah Hitung Stok Bisa Merugikan Dua Arah?
Stok merupakan salah satu bagian penting dalam operasional bisnis frozen food. Terlalu sedikit stok bisa membuat pelanggan tidak mendapatkan produk yang dicari, sedangkan terlalu banyak stok membuat modal tertahan dalam bentuk barang.
Masalahnya, tidak semua produk memiliki kecepatan penjualan yang sama. Ada produk yang hampir setiap hari keluar, sementara produk lain mungkin hanya terjual beberapa pack dalam seminggu.
Karena itu, menentukan jumlah stok sebaiknya tidak hanya berdasarkan perkiraan atau perasaan.
Risiko Kehabisan Stok (Lost Sales)
Kehabisan stok produk yang laris dapat menyebabkan penjualan hilang.
Misalnya, Anda biasanya menjual 8 pack produk tertentu setiap hari. Namun karena tidak mengecek stok secara rutin, persediaan habis sebelum jadwal order berikutnya.
Pelanggan yang datang tentu tidak selalu mau menunggu sampai barang tersedia kembali. Mereka bisa memilih produk lain atau bahkan membeli dari toko lain.
Jika kondisi ini sering terjadi pada produk yang paling banyak dicari, omzet yang hilang bisa cukup besar.
Risiko Kelebihan Stok (Modal Macet, Kualitas Menurun)
Sebaliknya, membeli terlalu banyak juga bukan solusi.
Misalnya sebuah produk hanya terjual 2–3 pack per hari, tetapi Anda menyimpan puluhan pack tanpa mempertimbangkan kecepatan penjualan. Akibatnya, sebagian modal tertahan dalam persediaan.
Untuk agen dengan sistem pembayaran tunai saat barang diterima, dampaknya bahkan terasa langsung pada arus kas. Uang yang seharusnya dapat digunakan untuk kebutuhan operasional atau membeli produk yang lebih cepat terjual justru tertahan dalam stok.
Karena itu, tujuan pengelolaan stok bukan sekadar memiliki banyak barang, tetapi memiliki jumlah barang yang sesuai dengan kecepatan penjualan.
Langkah 1: Catat Rata-Rata Penjualan Harian per Produk
Langkah pertama dalam cara menghitung stok frozen food adalah mengetahui berapa banyak produk yang benar-benar terjual.
Jangan langsung menghitung seluruh produk sebagai satu kelompok. Sebaiknya hitung per produk atau SKU.
Misalnya selama 7 hari terakhir, penjualan nugget adalah:
| Hari | Penjualan |
| Senin | 6 pack |
| Selasa | 7 pack |
| Rabu | 5 pack |
| Kamis | 8 pack |
| Jumat | 9 pack |
| Sabtu | 11 pack |
| Minggu | 10 pack |
| Total | 56 pack |
Rata-rata penjualan harian:
56 pack ÷ 7 hari = 8 pack/hari
Artinya, produk tersebut rata-rata terjual sekitar 8 pack per hari.
Untuk toko yang baru mulai mencatat stok, Anda bisa menggunakan data 7–14 hari terlebih dahulu. Jika sudah memiliki data lebih panjang, misalnya satu bulan, hasilnya akan lebih membantu untuk melihat pola penjualan.
Yang penting, jangan hanya mengandalkan perkiraan seperti “kayaknya produk ini laku”. Catatan penjualan memberikan dasar yang lebih objektif untuk menentukan jumlah stok.
Langkah 2: Hitung Waktu Tunggu (Lead Time) dari Pemasok
Setelah mengetahui rata-rata penjualan, langkah berikutnya adalah melihat berapa lama Anda harus menunggu barang datang setelah melakukan pemesanan.
Waktu ini disebut lead time.
Sebagai contoh, Ponca Food mengirimkan pesanan 0–1 hari kerja setelah pesanan diterima. Artinya, agen perlu mempertimbangkan kemungkinan adanya jeda sampai barang tiba dan dapat kembali dijual.
Lead time penting karena selama menunggu barang datang, toko tetap melakukan penjualan.
Misalnya rata-rata penjualan Anda adalah 8 pack per hari.
Jika membutuhkan waktu 1 hari sampai pesanan tiba, setidaknya Anda perlu memperhitungkan:
8 pack × 1 hari = 8 pack
Artinya, ketika melakukan order ulang, jangan menunggu stok benar-benar habis.
Semakin panjang waktu pengiriman pemasok, semakin besar stok yang perlu dipertahankan untuk menutup kebutuhan selama masa tunggu.
Sebaliknya, pemasok dengan waktu pengiriman yang lebih singkat memberikan ruang bagi agen untuk melakukan order lebih dekat dengan kebutuhan aktual.
Langkah 3: Tentukan Stok Cadangan (Buffer) yang Wajar
Selain kebutuhan selama lead time, sebaiknya ada sedikit stok cadangan atau buffer stock.
Buffer berguna untuk menghadapi kondisi yang tidak selalu bisa diprediksi, misalnya penjualan tiba-tiba meningkat atau ada keterlambatan dalam proses pengiriman.
Namun, buffer tidak berarti harus menyimpan stok sebanyak mungkin.
Untuk agen kecil, pendekatan yang sederhana adalah menentukan buffer berdasarkan beberapa hari rata-rata penjualan.
Misalnya:
- Penjualan rata-rata: 8 pack/hari
- Buffer: 1 hari penjualan
- Buffer stok: 8 pack
Jika kondisi toko cukup stabil, buffer 1 hari bisa menjadi titik awal. Jika produk sangat laris atau permintaannya sering berubah, buffer dapat disesuaikan lebih tinggi.
Sebaliknya, jika produk jarang terjual, jangan otomatis memberikan buffer besar hanya karena ingin merasa aman.
Buffer yang terlalu besar juga dapat membuat modal tertahan.
Rumus Sederhana: Kapan Harus Order Ulang?
Untuk menentukan kapan harus melakukan order ulang, gunakan rumus sederhana berikut:
Titik Order Ulang = (Rata-rata penjualan harian × Lead time) + Buffer stok
Contohnya:
- Rata-rata penjualan = 8 pack/hari
- Lead time = 1 hari
- Buffer = 8 pack
Maka:
Titik Order Ulang = (8 × 1) + 8
Titik Order Ulang = 16 pack
Artinya, ketika stok produk tersebut sudah mendekati 16 pack, Anda sebaiknya mulai mempersiapkan order berikutnya.
Perlu dibedakan antara titik order ulang dan jumlah yang dipesan.
Titik order ulang menjawab pertanyaan:
“Kapan saya harus order?”
Sedangkan jumlah order menjawab:
“Berapa banyak yang perlu saya beli?”
Untuk jumlah order, Anda tetap perlu melihat kecepatan penjualan, stok yang tersisa, kapasitas penyimpanan, serta ketentuan minimum pemesanan dari pemasok.
Contoh dengan MOQ Ponca Food
Misalnya sebuah produk memiliki penjualan rata-rata 8 pack per hari dan stok sudah mencapai titik order ulang 16 pack.
Jika ketentuan minimum pemesanan adalah 50 pack atau 2 ball, maka jumlah pembelian perlu disesuaikan dengan MOQ tersebut.
Jangan hanya melihat bahwa stok tersisa 16 pack lalu membeli sebanyak mungkin tanpa memperhitungkan kecepatan penjualan.
Pertanyaan yang perlu Anda tanyakan adalah:
“Dengan tambahan 50 pack ini, kira-kira berapa lama stok saya akan bertahan?”
Jika penjualan rata-rata 8 pack per hari:
50 pack ÷ 8 pack = 6,25 hari
Jadi tambahan 50 pack secara sederhana setara dengan sekitar 6 hari penjualan pada kecepatan tersebut.
Dengan cara ini, Anda bisa membandingkan MOQ pemasok dengan kemampuan toko dalam menjual produk.
Untuk agen Ponca Food, informasi pengiriman juga perlu dimasukkan ke dalam perencanaan. Ponca Food mengirimkan pesanan 0–1 hari kerja setelah pesanan diterima, sehingga agen dapat menyesuaikan waktu order berdasarkan stok aktual di toko.
Contoh Perhitungan Stok dalam Beberapa Kondisi
Berikut contoh sederhana agar lebih mudah diterapkan.
| Kondisi | Rata-rata Penjualan | Lead Time | Buffer | Titik Order Ulang |
| Penjualan stabil | 5 pack/hari | 1 hari | 5 pack | 10 pack |
| Produk cukup laris | 8 pack/hari | 1 hari | 8 pack | 16 pack |
| Penjualan meningkat | 12 pack/hari | 1 hari | 12 pack | 24 pack |
Angka di atas merupakan contoh ilustrasi, bukan angka stok yang wajib diterapkan untuk semua toko.
Kuncinya adalah mengganti angka tersebut dengan data penjualan toko Anda sendiri.
Jika Anda ingin menghitung kebutuhan modal yang diperlukan untuk menjaga stok tersebut, Anda juga dapat menghubungkannya dengan perhitungan hitung modal jadi agen agar kebutuhan stok dan modal kerja bisa dilihat secara bersamaan.
Menyesuaikan Perhitungan Saat Permintaan Naik
Rata-rata penjualan tidak selalu sama sepanjang waktu.
Pada akhir pekan, tanggal tertentu, periode gajian, atau ketika ada promosi, penjualan frozen food bisa meningkat.
Karena itu, jangan menggunakan rata-rata penjualan normal secara kaku.
Misalnya:
Pada hari biasa, produk terjual 7–8 pack per hari. Namun setiap Jumat sampai Minggu penjualan meningkat menjadi 12 pack per hari.
Jika Anda menggunakan angka 8 pack sebagai satu-satunya patokan, ada kemungkinan stok habis ketika memasuki akhir pekan.
Salah satu cara sederhana mengatasinya adalah membuat catatan berdasarkan periode.
Contohnya:
Hari biasa: 8 pack/hari
Akhir pekan: 12 pack/hari
Jika Anda mengetahui bahwa permintaan akan meningkat, gunakan angka penjualan yang lebih tinggi tersebut ketika merencanakan stok menjelang periode ramai.
Hal yang sama berlaku ketika produk sedang mendapatkan permintaan tambahan.
Jangan menunggu data stok habis terlebih dahulu. Perubahan pola penjualan sebaiknya langsung dimasukkan ke perhitungan order berikutnya.
Kesalahan Umum dalam Menghitung Stok Frozen Food
Beberapa kesalahan berikut cukup sering terjadi ketika bisnis frozen food mulai berkembang.
1. Menentukan stok berdasarkan perkiraan
Mengandalkan ingatan membuat Anda sulit mengetahui produk mana yang sebenarnya paling cepat terjual.
Lebih baik catat penjualan sederhana setiap hari.
2. Menyamakan stok semua produk
Tidak semua produk memiliki tingkat permintaan yang sama.
Produk yang terjual 10 pack sehari tentu membutuhkan pendekatan berbeda dengan produk yang hanya terjual 2 pack sehari.
3. Menunggu stok benar-benar habis
Ini salah satu penyebab lost sales.
Order ulang sebaiknya dilakukan berdasarkan titik stok tertentu, bukan setelah freezer kosong.
4. Membeli terlalu banyak karena mendapatkan harga yang menarik
Harga pembelian yang menarik belum tentu menguntungkan jika produk terlalu lama tersimpan.
Pertimbangkan kecepatan penjualan sebelum menambah jumlah stok.
5. Tidak memperhitungkan MOQ
Jika pemasok memiliki minimum order, jumlah tersebut harus dimasukkan ke dalam perencanaan.
Misalnya MOQ adalah 50 pack. Anda perlu memastikan tambahan stok tersebut masih masuk akal dibandingkan dengan rata-rata penjualan.
6. Tidak memperhitungkan kapasitas penyimpanan
Stok bukan hanya masalah uang, tetapi juga kapasitas freezer.
Semakin banyak stok yang masuk, semakin besar ruang penyimpanan yang dibutuhkan.
Setelah stok ditentukan, pastikan produk juga disimpan dengan benar. Pelajari lebih lanjut tentang cara menyimpan stok agar awet agar persediaan tetap terjaga kualitasnya.
FAQ
Bagaimana jika penjualan tiap hari tidak stabil?
Gunakan rata-rata penjualan dari beberapa hari atau minggu, kemudian perhatikan pola tertentu seperti akhir pekan dan periode ramai.
Untuk produk yang penjualannya sangat berubah-ubah, jangan hanya melihat satu atau dua hari sebagai dasar pengambilan keputusan.
Semakin banyak data yang Anda miliki, semakin mudah melihat pola penjualan sebenarnya.
Berapa buffer stok yang aman untuk pemula?
Tidak ada satu angka yang berlaku untuk semua toko.
Sebagai pendekatan sederhana, pemula dapat mulai dengan buffer sekitar 1 hari rata-rata penjualan, kemudian mengevaluasinya berdasarkan pengalaman.
Jika produk sering habis sebelum kiriman berikutnya datang, buffer mungkin perlu ditambah. Jika produk justru sering menumpuk, buffer bisa dikurangi.
Apakah perlu aplikasi khusus untuk menghitung stok?
Tidak selalu.
Untuk toko kecil, spreadsheet atau catatan sederhana sudah cukup untuk memulai.
Minimal catat:
– Nama produk
– Stok awal
– Jumlah terjual
– Stok tersisa
– Rata-rata penjualan harian
– Titik order ulang
Ketika jumlah produk dan transaksi semakin banyak, barulah Anda dapat mempertimbangkan aplikasi inventory untuk mengotomatisasi pencatatan.
Apa yang harus dilakukan jika terlanjur kelebihan stok?
Pertama, cari tahu mengapa stok menumpuk.
Apakah jumlah order terlalu besar? Apakah produk memang mengalami penurunan permintaan? Atau pembelian sebelumnya dilakukan tanpa melihat data penjualan?
Setelah penyebabnya diketahui, kurangi jumlah order berikutnya dan prioritaskan produk yang perputarannya lebih cepat.
Hindari mengulangi pembelian dalam jumlah yang sama jika stok sebelumnya masih belum bergerak.
Kesimpulan
Cara menghitung stok frozen food sebenarnya tidak harus rumit. Untuk skala agen atau toko kecil, Anda dapat memulainya dengan tiga data utama: rata-rata penjualan harian, lead time pemasok, dan buffer stok.
Gunakan rumus:
Titik Order Ulang = (Rata-rata penjualan harian × Lead time) + Buffer stok
Dari angka tersebut, Anda dapat menentukan kapan harus mulai melakukan order ulang sebelum stok benar-benar habis.
Namun, jangan berhenti pada pertanyaan “berapa banyak stok yang harus dibeli”. Perhatikan juga MOQ pemasok, kapasitas freezer, kecepatan penjualan setiap produk, dan kondisi permintaan pada periode tertentu.
Dengan pencatatan yang konsisten, keputusan order tidak lagi hanya berdasarkan perkiraan. Anda bisa mengetahui produk mana yang perlu segera diisi kembali dan mana yang sebaiknya tidak terlalu banyak dipesan.
Bagi agen Ponca Food, pengaturan waktu order juga dapat disesuaikan dengan jadwal pengiriman 0–1 hari kerja setelah pesanan diterima. Jika Anda ingin merencanakan jadwal order atau mengetahui lebih lanjut tentang pola kemitraan, Anda dapat menghubungi tim kemitraan Ponca Food untuk konsultasi.
Jika Anda belum menjadi mitra, pelajari juga Cara Menjadi Agen Ponca Food untuk mengetahui langkah memulai usaha frozen food bersama Ponca Food.
